MENANGANI PERUBAHAN DALAM PENGURUSAN

 

Pada masa ini negara mengalami banyak perubahan dalam pelbagai bentuk. Ada sesetengah perubahan itu mungkin sesuatu yang sudah kita jangka, ada juga yang berlaku tanpa diduga. Sebagai contoh, perubahan terhadap harga beberapa barang kawalan dalam negara; minyak, gula, gas. Sebahagian rakyat negara ini mungkin sudah menjangka perubahan itu lebih awal dan sebahagian lagi sebaliknya.

Bagaimanapun spekulasi tentang perubahan harga yang disebutkan di atas bukanlah perkara pokok yang hendak dibincangkan di sini. Persoalan utama, sejauh mana kita bersedia berhadapan dengan sesuatu perubahan atau setakat mana kita bijak menangani sesuatu perubahan, khususnya dalam konteks sesebuah organisasi. Perbincangan merangkumi: definisi konsep, jenis-jenis perubahan dan juga proses dalam mengurus atau menangani perubahan

  Definisi Konsep:

Terdapat pelbagai istilah yang berkait rapat dengan perubahan. Mengikut Jaafar Muhamad (1999), dalam keadaan biasa perubahan diperkenalkan hasil daripada pengubahsuaian kelakuan yang lepas untuk menyesuaikannya dengan situasi baru. Sementara Stoner (1989) di dalam Aini Hayati Mohamed (2001) yang melihat perubahan dalam konteks organisasi mentakrifkan perubahan sebagai proses transformasi yang berlaku kepada organisasi sama ada dirancang ataupun tidak. Pertukaran situasi ini boleh berlaku terhadap empat aspek iaitu struktur organisasi, produk atau perkhidmatan, teknologi dan manusia. Keadaan yang sedia wujud digelar status quo. Status quo inilah yang akan bertukar kepada bentuk situasi yang baru.

Jenis-Jenis Perubahan:
Secara umumnya, perubahan yang berlaku dalam sesebuah organisasi adalah berkait rapat dengan matlamat untuk mencapai peningkatan prestasi. Terdapat empat kategori utama perubahan, iaitu:

1. Struktur Organisasi
Perubahan struktur organisasi melibatkan pertukaran struktur formal yang berkaitan dengan tugas dan hubungan autoriti. Perubahan ini termasuklah pembentukan dasar, sistem maklumat, sistem perakaunan dan belanjawan, pengurusan strategik, aktiviti-akitiviti buruh, sistem-sistem ganjaran dan insentif serta pengubahsuaian struktur organisasi formal. Perubahan struktur biasanya memberi kesan terhadap keseluruhan organisasi.

2. Produk atau Perkhidmatan
Perubahan dalam produk dan perkhidmatan termasuklah pembangunan produk atau perkhidmatan baru serta pengubahsuaian dan pembaikan kepada produk dan perkhidmatan yang sedia ada. Tujuan perubahan ini adalah untuk meningkatkan syer pasaran, menambahkan pelanggan baru atau pasaran global dan mengekalkan tahap kompetitif organisasi. Kerap kali produk atau perkhidmatan baru berkait rapat dengan inovasi perubahan teknologi.

3. Teknologi
Perubahan teknologi berkait rapat dengan pengeluaran dan kaedah-kaedah inovatif untuk menukarkan bahan-bahan mentah kepada bentuk produk atau perkhidmatan. Perubahan ini termasuklah robot, optik gentian, alat-alat pemprosesan, satelit, computer, laser dan lain-lain inovasi teknikal. Selain itu aliran kerja, kawalan kualiti, pembaikan kerja, keberkesanan kos dan masa memproses juga tergolong dalam kategori ini.

4. Manusia
Perubahan manusia merujuk kepada gelagat individu, sikap, kepercayaan atau pegangan, persepsi, kemahiran, asas-asas ilmu, keupayaan dan jangkaan kerja mereka. Perubahan gelagat mungkin mencakupi usaha-usaha individu, kumpulan, unit atau seluruh organisasi. Peningkatan kemahiran dalam kepemimpinan, komunikasi, perancangan, pengurusan konflik, penyelesaian masalah, latihan teknikal yang khusus, perhubungan kemanusiaan dan imej kendiri juga adalah termasuk dalam golongan ini. Objektif utama bagi pembangunan kemahiran dan perubahan gelagat adalah untuk mengukuhkan produktiviti individu dan prestasi organisasi keseluruhan.

Proses Pengurusan Perubahan:
Terdapat banyak model yang cuba menjelaskan proses perubahan terancang dan proses perubahan itu sendiri. Kurt Lewin adalah antara individu yang telah memperkenalkan model bagi menjelaskan proses perubahan terancang. Bagi Lewin,perubahan organisasi terancang melalui tiga fasa yang jelas dan berkait rapat. Fasa tersebut terdiri daripada fasa kesedaran (unfreezing), perubahan (changing), dan pengukuhan (refreezing).

Kesedaran –> Perubahan –> Pengukuhan

Berdasarkan model perubahan terancang ini, terdapat beberapa aktiviti yang terlibat dalam ketiga-tiga fasa tersebut iaitu:

Fasa 1: KESEDARAN
1. Menyediakan situasi untuk berubah.
2. Menetapkan keperluan untuk berubah.
3. Ciptakan ketidakpuasan terhadap status quo.
4. Atasi sebarang tentangan terhadap perubahan yang dirancang.
5. Bentuk satu wawasan untuk masa depan.

Fasa 2: PERUBAHAN
1. Perubahan sebenar dilakukan.
2. Komponen-komponen organisasi diubah.
3. Latihan kemahiran dilakukan.
4. Sumber-sumber organisasi menyokong perubahan sepenuhnya.

Fasa 3: PENGUKUHAN
1. Perubahan berkenaan distabil dan diinstitusikan.
2. Gelagat-gelagat baru diperkukuhkan.
3. Penilaian atau maklum balas dibuat.
4. Pengubahsuaian dibuat.

Perubahan dalam sesebuah organisasi kadang-kala boleh menimbulkan konflik dalam organisasi berkenaan. Justeru, pengurus organisasi perlulah menangani perubahan tersebut secara bijak.